首先大家先来看一下预付账款的定义，预付账款是指企业按照合同规定预付的款项。预付账款账户的性质属于资产，按实际预付金额入账。

企业收到所购物资，按应计入购入物资成本的金额，借记“材料采购”或“原材料”、“库存商品”、“应交税费-应交增值税（进项税额）”等科目，贷记“预付账款”科目。

注意：1、当预付货款小于采购货物所需支付的款项时，应将不足部分补付，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目；

2、当预付货款大于采购货物所需支付的款项时，对收回的多余款项应借记“银行存款”科目，贷记“预付账款”科目。

企业应该设置“预付账款”科目，预付款项情况不多的企业，可以不设置“预付账款”科目，而直接通过“应付账款”科目核算，这里大家要特别注意一下。

比如说公司采购商品，预付给对方40万。

做出如下会计分录：

借：预付账款 40万

贷：银行存款 40万

此时也可以将分录写成：

借：应付账款 40万

贷：银行存款 40万

应付账款是负债类科目，借方登记减少，此时预付账款增加就相当于应付账款减少了。