批示是公司上司或部门负责人,对收文如何处理所做的决定。上司或部门负责人对来文作出批示,目的在于加强工作的领导,向办理人员交代意图和要求,掌握重要情况,避免办理部门或办理人员由于分工不清、责任不明,造成等待观望、互相推诿而误时误事的现象。由此可见,批示是文书处理的一个重要环节。
批示文件需要注意以下几点:
*在认真阅读文件的基础上,针对来文提出的问题和要求,要表明是否同意及有无补充和纠正意见。
*批示用词要简练、明确,意图清楚,不能简单地划圈,尤其是提出两个以上意见时,必须明确同意哪一个意见,避免因批示不明确,使办理人员无所适从。
*如需要两个以上的部门办理时,要明确指定主办部门,避免互相推诿、无人负责。
*对于重要文件和紧急文件的批示,要明确提出时限并及时督察,对需要督察的文件,可采用设立督察卡片或登记簿等形式及时登记,以防漏察。
***特别提醒:督察工作对于提高办事效率,改进工作作风,具有重要作用。因此,督察工作必须做到正常化、制度化。