备注是指在文件处理结束后，将有关情况在“文件阅办单”或“文件办理卡片”上作简要注明，以备日后查考。
　　*一般情况下，办理完毕后的文件，如已答复来文单位，那么就要注明、时间和主要情况。
　　*如采取电话、会议等其他方式答复的，则应注明答复方式、时间、地点、交代人员及主要内容等情况。
　　*无论何种方式的答复，主办时，办理人员都要签署姓名和日期，明确责任。