秘书资格考试综合指导：按照需要进行办公布局
发布时间：2011-07-27 共1页
1．设计办公结构和布局需要考虑的因素
(1) 职工的人数，人数多。需要的空间就要大，费用也要增加。
(2) 购买或租用的面积。面积越大，费用也越高，尤其是在一些城市的中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌。
(3) 机构的建制和办公空间的分类。如需要多少个处室。
(4) 组织经营的性质或内容。如接待区一般离门较近，总经理办公室一般不在大门旁边。带有生产车间企业的办公室一般离门较近，车间相对远一些，而商店的办公室通常不会安排在商店的大门旁边。
(5) 部门间的工作联系。以确保科学有效地实施工作流程，减少或避免不必要的重复与浪费。如将业务相关联、相衔接的部门安排近邻，减少工作人员和文件流动的次数和距离。
(6) 办公室的间隔方式应符合工作和保密的需要。如开放式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密。
(7) 走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通要符合安全需要，并安排好公用区域。
(8) 办公室随组织发展变化的变更需要具有灵活性。如采用容易站立、移动或拆除的间隔物，给办公室的设计和改变提供了更大的选择。
2．开放式办公室和封闭式办公室
(1) 开放式办公室是大的空间，包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。有的开放式办公室完全敞开，没有任何隔板，可以直接看到所有员工的座位，称为全开放式办公室。有的工作位置可用高低不等的隔板分开，以吸收噪声和区分不同的工作部门，称为半开放式办公室。
(2) 封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分割成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一个或几个人使用，带有办公桌等相应设备。
3．开放式办公室和封闭式办公室的优、缺点
1) 开放式布局的优点
开放式设计的种种特点为各组织机构带来许多好处，所有这些好处都有助于降低成本、提高工作效率。
(1) 能源成本的降低。由于减少了办公室之间的墙壁，更有效地安装照明设备便成为可能，因此，只需不到原来的20％的装备就可以向一定的区域提供照明。另外，据估计，属于开放式设计一部分的光照系统大约能减少40％的能源消耗。
(2) 建筑成本的降低。使用开放式设计可使建筑成本节约50％左右。家具和设备成本增加时，成本差额缩小了，这是因为开放设计的家具和部件比传统办公室的家具和设备成本高一些。但另一方面，开放式设计提供了较大的灵活性，办公室重新布局的成本较低。
在开放式的办公室中，空间利用率大于常规的一排排格子式的设计中的可用面积。在美化布局的办公室中，场地利用率高达80％～90％。
(3) 办公场所使用面积需求量的减少。由于开放式设计要求的使用面积较少，使用地面的总平方数可减少20％～30％，而且单位面积的租用成本大大少于传统的固定墙壁的办公室。例如，通过使用可利用的空间进行储存的工作间，开放式设计减少了每个工作间需要的总使用面积，同时也为各个工作间提供了更有效的工作区域。
(4) 重新布局的灵活性。如果按照新设计方案对各办公室进行重新布局，这样成本比有固定隔墙的办公室进行重新布局的成本可减少很多。
(5) 排除交流的心理障碍。员工对他们工作场所的感觉会直接影响到其工作效率的发挥，所以说，员工对工作场所的感觉也就成了开放式设计的办公室成功与否的标志之一。拆掉了办公室的墙壁，管理者和员工之间交流的障碍减少了，管理者也同样可以有更多的机会和员工接触，有更多的机会观察员工之间的相互影响，有利于管理工作的进行。
2) 开放式布局的缺点
(1) 缺乏单独办公的机会。经理、管理员和机关雇员抱怨开放式设计剥夺了他们单独办公的权利，特别是在他们处理个人事务时。此外，由于不再有私人办公室，某些经理和管理员感到降低了身份和地位，甚至有些工作人员说，在一个这么大的区域里跟这么多的人在一起工作，容易集中精力；另一些人则说，在这样的环境下很难进行机密性工作，而且工作人员感到他们总是处于某人的监控之下。基于诸如此类的议论，某些公司便以从地面一直到天花板的隔板代替原来较低的、可活动的嵌板，这样就创造出了一种完全封闭的、可活动的房间。
(2) 噪声太大。办公室工作人员对高噪声提出抗议，是因为隔壁工作人员的谈话声、机
器设备声，特别是复印机工作时的喧闹声以及电话铃声防碍了工作，因此公司采用了包括安装隔音的天花板、隔板等在内的许多控制噪声的方法。
(3) 开放式办公体系设计粗糙。某些公司在从传统的固定隔间的办公室转换成开放式设计时，没有细致地设计他们的办公场所，如建立了太多的排列得乱七八糟的、隔断工作人员之间的交往和必须谈话时用的小格子。现在很多公司意识到，开放式设计对于某些行政部门，如对于法律部门和会计部门来说，不能有效地进行工作，因为这些部门要求高度保密和集中。
封闭式办公室的优点：
① 比较安全可以锁门；
② 易于保证工作的机密性；
③ 易于员工集中注意力，从事细致或专业工作；
④ 易于保证隐私，明确办公空间由自己使用。
封闭式办公室的缺点：
① 费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修；
② 难于监督工作人员的活动；
③ 难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独。
(1) 职工的人数，人数多。需要的空间就要大，费用也要增加。
(2) 购买或租用的面积。面积越大，费用也越高，尤其是在一些城市的中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌。
(3) 机构的建制和办公空间的分类。如需要多少个处室。
(4) 组织经营的性质或内容。如接待区一般离门较近，总经理办公室一般不在大门旁边。带有生产车间企业的办公室一般离门较近，车间相对远一些，而商店的办公室通常不会安排在商店的大门旁边。
(5) 部门间的工作联系。以确保科学有效地实施工作流程，减少或避免不必要的重复与浪费。如将业务相关联、相衔接的部门安排近邻，减少工作人员和文件流动的次数和距离。
(6) 办公室的间隔方式应符合工作和保密的需要。如开放式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密。
(7) 走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通要符合安全需要，并安排好公用区域。
(8) 办公室随组织发展变化的变更需要具有灵活性。如采用容易站立、移动或拆除的间隔物，给办公室的设计和改变提供了更大的选择。
2．开放式办公室和封闭式办公室
(1) 开放式办公室是大的空间，包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。有的开放式办公室完全敞开，没有任何隔板，可以直接看到所有员工的座位，称为全开放式办公室。有的工作位置可用高低不等的隔板分开，以吸收噪声和区分不同的工作部门，称为半开放式办公室。
(2) 封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分割成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一个或几个人使用，带有办公桌等相应设备。
3．开放式办公室和封闭式办公室的优、缺点
1) 开放式布局的优点
开放式设计的种种特点为各组织机构带来许多好处，所有这些好处都有助于降低成本、提高工作效率。
(1) 能源成本的降低。由于减少了办公室之间的墙壁，更有效地安装照明设备便成为可能，因此，只需不到原来的20％的装备就可以向一定的区域提供照明。另外，据估计，属于开放式设计一部分的光照系统大约能减少40％的能源消耗。
(2) 建筑成本的降低。使用开放式设计可使建筑成本节约50％左右。家具和设备成本增加时，成本差额缩小了，这是因为开放设计的家具和部件比传统办公室的家具和设备成本高一些。但另一方面，开放式设计提供了较大的灵活性，办公室重新布局的成本较低。
在开放式的办公室中，空间利用率大于常规的一排排格子式的设计中的可用面积。在美化布局的办公室中，场地利用率高达80％～90％。
(3) 办公场所使用面积需求量的减少。由于开放式设计要求的使用面积较少，使用地面的总平方数可减少20％～30％，而且单位面积的租用成本大大少于传统的固定墙壁的办公室。例如，通过使用可利用的空间进行储存的工作间，开放式设计减少了每个工作间需要的总使用面积，同时也为各个工作间提供了更有效的工作区域。
(4) 重新布局的灵活性。如果按照新设计方案对各办公室进行重新布局，这样成本比有固定隔墙的办公室进行重新布局的成本可减少很多。
(5) 排除交流的心理障碍。员工对他们工作场所的感觉会直接影响到其工作效率的发挥，所以说，员工对工作场所的感觉也就成了开放式设计的办公室成功与否的标志之一。拆掉了办公室的墙壁，管理者和员工之间交流的障碍减少了，管理者也同样可以有更多的机会和员工接触，有更多的机会观察员工之间的相互影响，有利于管理工作的进行。
2) 开放式布局的缺点
(1) 缺乏单独办公的机会。经理、管理员和机关雇员抱怨开放式设计剥夺了他们单独办公的权利，特别是在他们处理个人事务时。此外，由于不再有私人办公室，某些经理和管理员感到降低了身份和地位，甚至有些工作人员说，在一个这么大的区域里跟这么多的人在一起工作，容易集中精力；另一些人则说，在这样的环境下很难进行机密性工作，而且工作人员感到他们总是处于某人的监控之下。基于诸如此类的议论，某些公司便以从地面一直到天花板的隔板代替原来较低的、可活动的嵌板，这样就创造出了一种完全封闭的、可活动的房间。
(2) 噪声太大。办公室工作人员对高噪声提出抗议，是因为隔壁工作人员的谈话声、机
器设备声，特别是复印机工作时的喧闹声以及电话铃声防碍了工作，因此公司采用了包括安装隔音的天花板、隔板等在内的许多控制噪声的方法。
(3) 开放式办公体系设计粗糙。某些公司在从传统的固定隔间的办公室转换成开放式设计时，没有细致地设计他们的办公场所，如建立了太多的排列得乱七八糟的、隔断工作人员之间的交往和必须谈话时用的小格子。现在很多公司意识到，开放式设计对于某些行政部门，如对于法律部门和会计部门来说，不能有效地进行工作，因为这些部门要求高度保密和集中。
封闭式办公室的优点：
① 比较安全可以锁门；
② 易于保证工作的机密性；
③ 易于员工集中注意力，从事细致或专业工作；
④ 易于保证隐私，明确办公空间由自己使用。
封闭式办公室的缺点：
① 费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修；
② 难于监督工作人员的活动；
③ 难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独。
