秘书资格考试接待工作:商品博览会

发布时间:2011-07-27 共1页

  商品博览会
  商品博览会是为促进商品贸易而进行的重要活动。
  商品博览会会务工作的一般程序
  1.制定会议计划
  1) 会议策划
  (1) 会议召开日期。
  (2) 预计会期。
  (3) 会议地点。
  (4) 会议议程。
  (5) 会场面积。
  (6) 会场形式。
  (7) 会议规模。
  (8) 会议预算。
  (9) 会议选用酒店和设施级别。
  (10) 选用最高级别房间的标准。
  (11) 制作会议邀请函。
  (12) 确定会议的发言人。
  (13) 确定会议视听设备。
  (14) 确定会议期间举办的酒会、招待会。
  (15) 会议期间为与会者及其家属举办的一些特别活动方案。
  (16) 展台规划及展览场地装饰。含布标、指示牌、宣传品的设计与运作。
  2) 会议接送
  为会议代表提供接送机(飞机)车(火车)服务。负责会议代表签到工作。
  3) 酒店预订
  以优惠的价格提供酒店预订服务。
  4) 用餐安排
  以优惠的价格提供餐饮服务。
  5) 票务服务
  为参会代表提供各地返程飞机票、汽车票、船票预订服务;代办展品的托运(航空、铁路、公路)。
  6) 秘书服务
  (1) 秘书功能服务及翻译(同声或资料翻译)服务。
  (2) 协助主办单位选择会议场地。
  (3) 提供会议所需的白板、纸笔、音像设备、投影仪、互联网、普通多媒体及其他视听设施服务。
  (4) 为代表提供礼仪、公关、文秘服务。
  (5) 代办会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。
  (6) 会场协调管理工作,会场资料收集、整理与分发。
  (7) 为参会企业在网上宣传。
  7) 娱乐安排
  会后受托为代表安排参观、考察、访问、旅游、休闲、娱乐等活动及后勤服务。
  2.一般博览会会务工作流程
  1) 会前准备
  (1) 为达到会议的目的和目标,受托进行专业准备工作。
  (2) 专人协助进行实地考察工作,吃、住、行、游、购、娱。
  (3) 及时准确地提供机票、火车票、酒店等信息。
  (4) 代订会议所需的音响、灯光、摄影等设备。
  (5) 提供平面立体、AV设计。
  2) 会中服务
  (1) 提供专业外语翻译、摄像、礼仪公关和文秘等服务。
  (2) 提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。
  (3) 会议期间可为 VIP 客人提供特殊照顾和服务。
  (4) 向参会人员提供会议召开地全市范围内机场、火车站接送服务。
  (5) 提供会议期间后勤保障工作和外围的协调服务。
  3) 会后服务
  (1) 对参会代表的会后旅游考察工作进行合理的安排。
  (2) 协助会议人员处理会后事宜,进行会议期间的工作总结。
  3.重要会务工作的流程
  1) 会场的布置
  (1) 会议气氛的渲染。
  (2) 会徽和吉祥物。
  (3) 其他。
  2) 场馆选择与安排及交通线路的安排
  3) 签约服务知识
  (1) 签字仪式的准备计划。
  (2) 程序控制。

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