机电工程项目采购管理
一、案例分析题
1．在某大型机电工程EPC总承包项目执行过程中，项目设计部门在完成设备及材料请购单及附件后，由项目设计经理签字后提交给项目采购经理。采购经理收到请购单后，经审查确认请购单及附件的内容是否齐全、确切，校审手续符合所在工程公司质量手册规定，提交时间符合进度计划，采购部门随即按预定计划实施询价
由于本采购项目特殊，询价商务文件采用了采购部门自己起草的特制商务文件
采购部门询价了15家厂商，其中还有本工程公司的合格厂商以外的厂商，因为该厂商是业主指定的
报价的技术评审由相关专业的专业负责人进行，评审依据的是厂商的技术报价，技术评审的结果是11家合格、3家不合格、1家需作局部修改后合格，对所询合格厂商作横向．比较并排出推荐顺序，最后由项目控制部经理审批
商务评审由采购工程师负责，对于技术评审不合格的厂商不再做商务评审。商务评审。的依据是厂商的商务报价，重点评审厂商的价格构成是否合理并具有竞争力、交货期、支付及支付条件、质量保证、财政状况、执行合同的信誉等。最后对各厂商的商务报价作横向比较并排出推荐顺序，报采购经理审批
综合评审由设计经理和采购经理主持，在技术评审和商务评审的基础上进行。综合评审既要考虑技术，也要考虑商务，并从质量、进度、费用、厂商执行合同的信誉、同类产品业绩、交通运输条件等方面综合评价并排出推荐顺序，再报公司主管经理审批
经过重重评审，采购部门最终选定出较理想的供货厂商，但是报价突破已经批准的预算
问题：
(1)请根据请购文件的组成及要点，编制设备、材料请购单(表格)
(2)指出背景材料中有几处错误，并逐一纠正
(3)采购部门是否可以向本工程公司的合格厂商以外的厂商询价?请说明
(4)该项目采购报价突破已经批准的预算，应该如何办?
(5)在综合评审后到签订订货合同期间还应做哪些工作
 
 

正确答案:
(1)设备、材料请购文件的组成和要点
1)请购文件的组成
供货和工作范围；
技术要求和说明、工程标准(工程规定)；
图纸、数据表；
检验要求；
供货厂商提交文件的要求
2)请购文件的要点
工艺负荷说明；
对制造材料的要求；
特殊设计要求；
超载能力和裕度要求；
控制仪表的要求；
电气和公用工程技术数据；
采用的设计规范和标准；
设备材料的表面处理和防腐、涂漆；
其他有关说明；
图纸和文件的审批；
二底图和蓝图的份数、电子交付物的要求；
操作和维修手册的内容和所需份数；
指定用途、年限的备品备件清单；
性能曲线、检验证书和报告。设备、材料请购单(表格)如下表所示：

(2)背景材料中错误之处有7处错误
1)"项目设计部门在完成设备及材料请购单及附件后，由项目设计经理签字后提交给项目采购经理。"应该是"项目设计部门在完成设备及材料请购单及附件后，由项目设计经理签字提交项目控制部门，由项目控制部门派出项目控制经理向项目采购经理提交。"
2)"由于本采购项目特殊，询价商务文件采用了采购部门自己起草的特制商务文件。"应该是"询价文件常采用标准通用文件，因为通用文件内容完整、严密，具有广泛的适用性。但是，通用文件不具备特殊性，因此，采购经理在执行有特殊的项目时，应根据项目合同及业主的要求把通用商务文件修改为适合该项目使用的询价商务文件。"
3)"报价的技术评审由相关专业的专业负责人进行，评审依据的是厂商的技术报价。"应该是"报价的技术评审由相关专业的专业负责人进行，评审依据的是所有询价技术文件和厂商的技术报价。"
4)"报价的技术评审最后由项目控制部经理审批。"应该是"报价的技术评审最后由项目设计经理审批。"
5)"商务评审的依据是厂商的商务报价。"应该是"商务评审的依据是询价商务文件和厂商的商务报价。"
6)"综合评审由设计经理和采购经理主持，在技术评审和商务评审的基础上进行。"应该是"综合评审由采购经理主持，在技术评审和商务评审的基础上进行。"
7)"综合评审报公司主管经理审批"应该是"综合评审报项目经理审批"
(3)可以。倘若要向本工程公司合格厂商以外的厂商询价，即使是业主极力推荐的厂商，也应按公司规定的要求和程序进行资格预审。选择合格询价厂商除了公司规定评审合格厂商的内容(进入合格厂商名单时已审批过)之外，重点要考虑下述内容：
1)工厂所取得的资质证书要适合制造该类设备、材料；
2)工厂的装备和技术必须具备制造该类设备、材料的能力并可保证产品质量和进度。同时也应该避免制造难度不大、吨位又小的设备在大厂订货，或者制造难度大、吨位大的设备在中、小厂订货。这对保证设备质量进度都会存在隐患；
3)执行合同的信誉和过去合作的状态是否良好；
4)当时经营管理和质保体系运作的状态；
5)上年和当时的财务状态是否良好；
6)当年的生产负荷状态；
7)同类或类似设备、材料的业绩；
8)工厂至建设现场的运输条件是否满足要求，以距建设现场或集货港口比较近为宜；
9)对于已改制或正在改制的制造厂应关注其各方面的变化和法律地位；
10)对于成套商或中间商应特别关注其货物来源及质量、成套能力资金状况和执行合同的信誉
总之，在选择合格询价厂商时，应以处理个案的方式考虑问题，这样才能确保货物质量、进度、费用得以有效的控制
(4)如果采购报价突破已经批准的预算，则需要从费控工程师开始逐级办理审批手续。最终按经过批准的修正预算进行控制
(5)还要做以下工作：
1)报价评审交业主确认(按项目合同规定)；
2)召开厂商协调会并决定中标厂商
厂商协调会包括技术谈判和商务谈判
①厂商协调会不是各厂商同时参加，而是按综合评审的推荐顺序进行，首先与推荐排序第一的厂商谈判
②协调会先进行技术谈判，由相关专业的设计人员与厂商技术人员对所采购设备、材料的技术内容逐项澄清，包括设计、制造、检验标准、规格、型号、材质、结构、性能、供货范围、备品备件、中间检验及出厂检验、试验项目、厂商提交技术文件、资料目录、份数、时间及内容要求等
③双方通过谈判达成一致意见，则签署技术附件。经双方技术负责人签字的技术附件，将成为订货合同的技术附件，是合同的重要组成部分
④双方在技术上存在较大或较多分歧，通过谈判不可能达成一致意见，则从技术上淘汰该厂商。继而通知综合评审排序第二的厂商进行相同技术内容的谈判。直至双方签署合同技术附件
⑤厂商协调会中的商务谈判由采购经理和采购工程师参加，商务谈判是在已签署合同技术附件的基础上进行
⑥商务谈判是以厂商的商务报价为依据。针对询价时发给厂商的商务询价文件进行逐项澄清并达到双方意见一致。在此基础上双方对合同成交价格进行谈判
⑦价格谈判如果成功则可决定该厂商为中标厂商
⑧如果与推荐排序的第一家厂商谈判不可能达成协议，则通知第二家厂商进行相同要求的商务谈判，直至双方达成一致意见则可公布该厂商中标