第三次授课 
一、办公室工作 
（一）布置美化办公室的基本原则 
（二）办公室电话的正确使用 
（三）妥善安排约会 
二、会务工作 
（一）会议是有组织有领导地商议事情的集会。（资源共享＋达成决议） 
（二）会务工作的总要求：充分准备，严密组织，服务周到，确保安全 
（三）会务工作的三个阶段 
　　1．会议的准备工作： 
①安排议题，确定步骤 
●议题的变通处理　　
●保密性议题的安排顺序　　
●议题、议程、日程的关系：议题是会议需要讨论的问题；议程是议题在会议上讨论的先后顺序；日程是对会议全部活动逐日作出的安排　　
●余兴节目不可缺少（附：［余兴］会议或宴会之后附带举行的文娱活动。） 
②拟定与会人员范围或名单 
●报领导审定 
③办理会议报批手续 
④发放会议通知 
●书面通知更妥当　　●通知内容须视具体情况而调整（回执、交通指南等） 
⑤准备会议文件和材料 
⑥选择和布置会场 
⑦排列座次 
⑧办妥后勤服务事宜 
⑨做好新闻发布工作 
⑩进行全面的会前检查 
2．会议期间的工作： 
①搞好签到工作 
②热情接待会议成员 
③传接电话 
④协助领导掌握情况，协调控制会议进程 
⑤担任会议记录，编写会议简报 
⑥调派车辆 
3．会议结束后的工作： 
①送别与会人员（与会议通知中“回执”一项相对应） 
②处理遗忘的物品 
③完善会务工作 
④寄发感谢信 
⑤打印会议记录 
⑥开总结会 
三、调研工作与信息工作 
（一）调查研究在秘书工作中的作用： 
＊调查研究是秘书人员的重要职责 
　　1．“没有调查就没有发言权。”（p175） 
2．秘书部门和秘书人员经常代替领导者展开调研。 
＊调查研究是秘书人员做好各项秘书工作的基础。 
＊调查研究是秘书人员辅助决策的关键环节。 
1．调研贯穿于决策的全过程 
2．秘书的调研工作及其作用应当在决策中得到体现（p76、p176） 
＊调查研究是秘书人员坚持群众路线，切实改进作风的有效方式 
＊调查研究是秘书人员提高秘书人员工作能力的必要途径 
1．适应、接受人情世故 
2．角色转换的必由之路 
（二）秘书调研的基本原则 
　　1．坚持实事求是；2．态度谦虚诚恳；3．掌握必要的方式方法；4．注重科学分析 
（三）调研的方式方法 
＊调研的方式：调研人员在调研过程中采用的具体形式和手段。 
　　1．个别访问 
①定义：对调查对象采用分别访问、个别交谈的形式，了解或核实情况。 
②注意事项： 
●选准调查对象（了解情况，愿意配合，不带偏见） 
●侧面了解访问对象（年龄、职业、文化程度、在所调查问题中所处的位置等） 
●访问、交谈时态度要诚恳，方法要适当 
2．开调查会 
①定义：在取得调查对象及其所在单位的支持下，召开由知情人参加的座谈会，调查了解所要研究解决的问题。 
②注意事项： 
●确定人选（知道情况，有代表性） 
●事先通知调查的目的、内容 
●会场的启发、引导、协调、把握 
3．问卷调查 
①定义：以书面问卷的形式提出若干问题，或将有关调查项目设计为调查表，发给调查对象，让他们根据一定的要求作答，然后进行集中统计、分析。 
②分类： 
●开放式问卷：主要由问答题、填空题组成，调查对象可自行答卷，不受限制。内容丰富，信息量大，参考价值高。不便于统计、整理。 
●封闭式问卷：主要由选择题、判断题组成，调查对象无法自由发挥。格式整齐，回答方便，便于统计、分析。 
③注意事项：关键在于问题项目的设计，必须做到以下三点： 
●围绕调查目的 
●内容相互关连 
●便于理解和回答 
4．现场调查 
①定义：亲临实地去调查了解情况、研究工作，以获得第一手材料，作出准确的判断。长时间的现场调查称为蹲点调查。 
②有直接感受；可以核实间接材料；可以扩大调查线索 
＊调研的方法：根据调查对象与对象总体的数量关系而划分。 
　　1．普遍调查 
①定义：对调查总体范围内的全部对象普遍进行调查，以获得全面的数据和情况。 
②优、缺点：调查材料全面准确；投入大，周期长，工作量大 
③注意事项：项目简明，时间一致，周期进行 
2．典型调查 
①定义：在调查总体范围内选择有代表性的特定对象进行调查。 
②优点：省时省力，简便易行 
③注意事项：选择的调查对象要具有代表性，尽量排除主观因素的影响 
3．抽样调查 
①定义：在调查总体范围内，抽取一定数量的样本作为调查对象，然后从调研的结果中获得数据材料，以此推断出一般情况。 
②优点：比较科学、比较完善 
③注意事项：样本一定要严格按照随机原则进行抽取，以保证调查的客观性，降低误差程度 
4．统计调查 
①定义：以数字为中心，运用统计学的原理和方法，收集有关方面的数据资料，然后进行数量分析。 
②秘书部门经常进行的统计调查： 
●利用各部门报送的统计表进行经常性的统计调查 
●为了某项工作的需要临时组织专题性的统计调查 
四、协调工作 
（一）定义 
1．协调就是沟通信息，统一认识，解决矛盾。 
2．协调与协作的关系 
3．［协调］①配合得适当。②使配合得适当。（why，how） 
（二）作用 
1．协调是秘书部门的一项基本任务。 
2．协调推动秘书工作向深度和广度发展。 
（三）秘书协调工作的主要内容 
（四）秘书协调工作的基本原则 
1．从属原则；2．分层负责原则；3．法律、法规、政策原则；4．调查研究原则；5．沟通原则