第三节 办公室日常事务

值班工作

一、值班的任务和作用

值班大致设立值班室，值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。

值班室的任务主要有以下几个方面：

1、 办理领导交办的有关事项

2、 下班后和放假期间的文件和事务处理

3、 来访接待工作

4、 沟通上下级通讯联系

5、 记好当天大事记

（三项记录：电话记录、接待记录、值班日记）

二、对值班室与值班人员的要求

值班室要制定严格的岗位责任制，做到职责分明，奖罚分明。

值班人员必须做到以下几点：

1、服务的精神和高度责任心

1、 要提高警惕、遵守值班纪律

3、认真做好保密工作。

4、接待来访来电要热情

5、要认真学习业务知识，提高业务水平

6、填写值班日志，做好交接工作。

三、值班日志与交接班

值班日志的主要内容有：

值班人姓名，值班时间和值班记事

年 月 日

 

值班人：

 

事项：

1、

2、

3、

 

备注

 

记录的主要内容：承办领导交办事项的记录，电话记录，本单位以及本单位有关以左邻右舍发生的重大事项的课题等。

填写值班日记应注意以下事项：

1、 填写值班者的姓名和值班时间

2、 填写值班记录做到内容简明扼要，语言规范，字迹清楚，不加评论，不带个人感情，实事求是。

3、 注意做好交接班工作。

印信及介绍信的管理要求

印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。

一、印信

秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章（含钢印）；二单位领导人“公用”私章；三秘书部门的公章。

作用：

（1） 标志作用。

（2） 权威作用。

（3） 法律作用。

（4） 凭证作用。

二、介绍信

介绍与证明双重作用。

注意事项：

1、 印信的刻制

2、 印章启用前应备文通知有关部门

3、 保管者不得委托他人代管，

4、 盖章要端正、清晰

5、 盖章要领：把握标准、印泥适度、用力均匀、落印平稳。

电话工作

一、通话工作的内容

包括：打电话，接电话和作电话记录

1、 接电话： 熟悉接电话的礼仪和接电话要领

2、 电话记录

它包括五个部分：即来话时间（年月日时分），来话单位姓名和对方电话号码，来话内容，处理意见和记录人署名（复述，核对）

3、 传话：问清收话人姓名、职务、电话号码

二、通话工作的要求

1、 礼貌热情

2、 作好记录

3、 收话后，必须马上解决问题

4、 不属于职权范围内的事，不随便应允或反驳

5、 保密

办公效率和时间管理

运用时间表进行管理，目的是通过记录或可视化信息帮助人们记忆和相互之间的沟通

时间表可分：年度时间表、季度时间表、月度时间表、周时间表

周安排举例如下：

中共**县委常委3月7日—11日工作安排

姓 名

 

3月7日

 

3月8日

 

3月9日

 

3月10日

 

3月11日

 

书记（**）

 

上午书记碰头会

 

下乡调查

 

常委会一天

 

去扶贫点

 

上午表彰大会

 

副书记（**）

县 长

 

同上

 

同上

 

同上

 

经济体制改革汇报会（全天）

 

上午表彰大会；下午听经委汇报

 

副书记（**）

 

同上

 

上午参加妇女节纪念会

 

同上

 

纪检工作会

（一天）

 

上午表彰大会

 

纪委书记（**）

 

准备纪检会

 

准备纪检会

 

同上

 

同上

 

研究案件

（全天）

 

组织部长

（**）

 

下午向书记汇报

 

下乡调查

 

同上

 

部务会

（研究干部）

 

上午表彰大会

 

宣传部

（**）

 

研究宣传报道

 

上午参加妇女节纪念会

 

同上

 

去扶贫点

 

上午表彰大会

 

办公室主任

（***）

 

上午书记碰头会

 

研究目标管理（全天）

 

同上

 

同上

 

同上

 

案例

天地公司销售部经理第三季度会议较多，七月的前两周要在上海开会；八月的第二周要去香港参加5天会议；每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议；八月最后一个星期三要参加公司的办公会议；七月的第三周星期二要在公司开销售会议，传达上海会议的精神；八月第一周星期一还要面试3位营销售员；九月的前两周希望安排休假。

周次

 

七月份

 

八月份

 

九月份

 

第一周

 

上海会议

 

周一上午：

面试3位营销员

（小会议室）

 

休假

 

第二周

 

上海会议

 

香港会议

 

休假

 

第三周

 

周二：销售会议，传达上海会议精神（大会议室）

 

 

 

第四周

 

周五（上午）

部门会议

 

周三：公司办公会议（公司大会议室）

周五（上午）部门会议

 

周五（上午）

部门会议

 

工作日志 2004-6-8星期二

时间

 

工 作 内 容

 

9：00

 

召开市场部部门会议。地点：7层705室

 

10：00

 

 

11：00

 

 

12：00

 

与新客户一起用午餐

 

13：00

 

 

14：00

 

进行3位应聘人的面试工作

 

15：00

 

 

16：30

 

面试小组讨论

 

领导者商务旅行安排

秘书安排领导者的旅行计划，必须掌握下列情况：

1、 目的地

2、 往返途中停留地

3、 往返途的具体时间

4、 第一次商务约会时间

5、 最为合适的旅行时间安排

6、 交通工具

7、 车船飞机的等级

8、 喜爱的旅馆及市内旅馆分布

9、 目的地或中途停留地所需交通工具。

旅行计划也叫旅行日程表，内容包括：时间、目的地（要具体到机场、火车站、码头和住宿）、交通工具、抵离时间（航班、车次）、旅馆食宿、活动安排。

* *公司总理旅行日程表

上海——广州——深圳

2000年5月3日—7日

5月3日 星期二

上午6：00 乘中国民航301次航班由上海到广州。

上午7：50 抵达广州。（李方小姐接机，共进早餐。）住东方宾馆预约房间。（确认预约信件在AA票据信封）

下午3：00 全体分公司经理会议。（需用的一号文件，在您的公文包里）

下午6：00 公司聚餐，地点在东方宾馆（2号文件内附有讲演稿。）

5月4日 星期三

上午10：15 与王林先生在公司办公室约会。

中午12：00 与王先生共进午餐

下午3：00 全体销售部经理会议

（3号文件）

下午6：00 与广州分公司经理李海先生共进晚餐

5月5日 星期四

上午9：50 乘98次快车去深圳。（头等车，用午餐）

下午1：10 抵达深圳。住深圳湾大酒店（订一间带有浴室的双人房）

公司经理方路先生接车，并送您到饭店。

下午3：00 在分公司开会（4号文件）

下午6：30 麦司托森先生到旅馆接您，与麦司托森先生夫妇共进晚餐

5月6日 星期五

上午9：00 离开饭店去观光

参观游览“锦绣中华‘

上午11：30 乘100次快车离深圳去广州（车上用餐）

下午2：30 抵达广州。（李小姐在车站迎候，将送您到中国大酒店

下午6：00 约定在凯司威先生家进晚餐（电话7774511转730）

5月7日 星期六

上午9：15 乘中国民航302次班机离开广州返上海

上午10：15 抵达上海

保密工作

信息保密是秘书人员的基本和重要的职责，是保卫国家、组织利益的起码的要求。

一个组织的保密工作是从本单位的安全和利益出发，将秘密信息控制在一定的范围和时间内，防止被泄露和利用，使其自身价值得到充分有效的实现而采取必要手段与措施。

从载体上分，信息的安全及保密工作通常包括：

*口头信息的安全及保密工作

*纸面信息的安全及保密工作

*电子信息的安全及保密工作

例：一天，宏声公司的秘书小雨接到一个电话，是找市场部的祁经理的，祁经理不在公司。秘书小雨客气地回答对方：“对不起，祁经理不在公司，正在忙着准备28号的新产品发布会。”

1、 秘书在保密工作中需要注意的几个方面

（1） 文件保密。做好接收、传递、保管工作

（2） 会议保密。不能随意扩散和泄露。

（3） 科技保密。

2、 做好特定信息的保密

*人事信息

*财务信息

*产品信息

客户信息

接待工作

接待工作可分内宾接待和外宾接待

一、内宾接待

内容主要有掌握来宾情况，派专人负责落实各项安排，搞好迎送食宿的日常服务，拟定接待方案与日程安排等。

1、 掌握来宾情况

如所属民族、职务、性别、人数、所乘车船班次，时间和大体意图。

2、 指定专人负责落实各项安排

3、 搞好迎送，食宿和日常服务

4、 了解来访目的，给予必要帮助

5、 接待来宾应持的态度

二、外宾接待

1、 来宾的性质

2、 外宾接待工作的内容

外宾接待工作的内容，是具有高度政策性的工作

3、 做好各项接待准备工作

⑴物质准备（吃住外）

⑵人员准备

⑶资料准备

⑷信息准备

⑸政策准备

4、 安排好生活服务

5、 做好宣传报道和安全保卫工作

6、 宴请与赠送活动

7、 要安排好外宾的会见

8、 做好经费结算与接待工作总结

无遗忘携带之物

⑷送行

3、出差期间的单位工作安排

4、 出差期间的秘书工作

按事应领导意见与指示、处理有关的事项

二、陪同

1、 陪同准备

2、 物质准备

3、 资料准备

【思考与练习】

1.编制计划表时，有那些注意事项？

2.印章如何审批与使用？

3.保密工作有那些内容？