第三节 管理协调辅助

一、督查工作

一、概论

（一）查办，就是秘书部门协助领导，把看到，听到，查到的一些无人过问或解决不力的重大问题，从上而下地检查督促，使之落实和办理。（专项查办和决策督查）

（二）督查工作的意义：

第一，是贯彻落实领导指示和决策的一个后续步骤和保证手段。

第二，促使领导决策科学化，民主化的重要环节。

可以及时掌握决策方案在实践中暴露的缺陷

第三，克服官僚主义

（三）督查工作的特点

*间接性，通常情况下秘书部门不直接参加具体办案，它不同于司法。

*综合性

*权威性

*实效性

（四）督查工作原则

1、实事求是的原则

2、坚持突出重点、难点和热点的原则

3、坚持分流的原则

4、坚持注重时效的原则

5、科学有序的原则

二、协调工作

（一）协调的涵义

P30 简单地说，协调就是沟通信息、通报情况、解决矛盾

（二）协调是秘书部门的一项基本任务

1、从秘书部门与领导的关系看，协调是领导者的重要职责，但实际工作中，任何领导者都不可能也没有必要包揽一切，而须通过为其服务的秘书部门和其他部门来进行协调。

2、从秘书部门所处的位置看，现代组织一般由横向的职能部门和纵向的管理层次所构成的。在横向的职能部门中，秘书部门处于各职能部门的中介。在纵向的层次结构中，秘书部门又处于政策层与执行层的中介。这种位置，这种处于纵横管理网络交集点上的特殊地位，不仅决定了秘书部门必须具备协调职能，而且为发挥协调作用提供了有利条件。

3、协调推动秘书工作向深度与广度发展。

协调对秘书工作的作用，以经常被忽视。原因有三：一是协调不像其他秘书工作那样看得见、摸得着，它是一种比较隐蔽的，其成果难以量化的工作；二是秘书人员在传统观念和习惯方式束缚下，参得意识淡谋，欠缺主动服务思想，有些工作不拨不动，秘书部门起到一种“中转站”的作用。三是从上到下都没有把协调工作明确列入秘书工作领域。

（三）协调工作的内容

从管理学的角度看，协调工作是管理者对其系统内的各种因素不断地进行组合、调节，使之能经常保持秩序化，最优化以及不断地让外界系统保持平衡与和谐的过程。

秘书部门的协调工作是一种体现了领导意图的高层次的协调活动。

领导的工作的全面性决定了协调工作的范围很大，而秘书协调作的内容主要是指各级各类单位的办公厅，在其工作范围内所应做的协调工作。

（一）从协调的对象划分：

1、领导成员之间的关系

2、领导与被领导的关系（纵向协调）

3、本单位内务部门之间的关系。

4、本单位与外单位的关系。

（二）从协调的内容划分

1、项目协调 

2、工作计划协调

3、公文协调

4、会议协调

（四） 秘书协调工作原则

1、从属原则

2、分层原则

3、政策原则

4、调查研究原则

5、沟通原则

（五）协调的方法与艺术

方法：

1、明确职责分工法

2、会议协调法

3、协议制约法

4、信息交流法

艺术：⑴抓主要矛盾的艺术

⑵控塑环境的艺术

⑶协同“共振”的艺术

⑷知情论理的艺术“能知心、深知情，善论理”

⑸分寸与角色的艺术

【思考与练习】

教材P74思考题