发布时间:2010-01-20 共2页
14.选择题:信息存储的方式有:4种 书上P310下
手工存储包括两个方面:信息原件存储和目录、索引存储 P310下
15.对文件柜的知识看一下即可,了解 P313
16.信息分散管理系统的特征:灵活性和专门性 p314上
17.信息存储的载体:纸质载体和磁性载体。纸质载体依然是办公室的主角。常用的磁性载体有软盘、硬盘和磁带 P315
18.计算机存储的保护措施:(1)制作备份(2)需要密码(3)磁盘要经常杀毒 P316
19.关于档案的分类方法:主要记住:职能分类法、问题分类法、型号分类法。P317
题目:有一企业开发了一项新产品,则原产品要立档归案,采取什么样的分类法?答:型号分类法
20.复式分类法是指几种分类方法结合使用。
21.第九大题:复式分类法的形式主要有哪几种?
答:书上第318页中间的十个。记忆技巧:前五个由年度、机构和保管期限分类法这三个词排列。后五个由年度、问题和保管期限分类法这三个词的排列。
22.选择题:电子档案的分类,按信息存在形式分,有文本文件、数据文件、图形文件和命令文件 P318下——P319上
23.法律、法令和条例等法规性文件,以批准日期为根据;计划、总结、预算、决算、统计报表以内容针对时间为根据,如跨年度的计划可放在开始年度,跨年度的总结可放入最后年度 P319中下
24.选择题:编制检索工具包括:4个:归档文件目录;分类目录;人名索引;全宗指南 P320
25.档案检索是档案提供利用工作的基础和先前条件。档案检索包括档案信息存储和查检两方面的工作内容。 P322上
26.档案鉴定工作的内容包括:价值、内容、来源、外行特征 P322下
27.定稿、正本的价值大,草稿、副本的价值小一些 P323上
28.我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。 P323中下
29.只做一般了解:P324档案管理中,建立库房管理制度包括:安全制度、档案进出库、档案定期检查、设备管理、清洁卫生制度等。
关于录像答题技巧:
一般:(1)看秘书的着装,看是否着职业装(2)办公桌是否整洁、信函要分类放置(3)在打电话时,注意:①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语,如您好等?③上班时间不得占用电话聊天(4)保密:①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀,泄密③不能因为老板吵你,赌气泄密
具体可能涉及到的:(1)宴请 P287
注意:场地的选择;点菜时要注意对方有无忌口;迎客的方式;入座的顺序;宴请开始时敬酒,领导先敬,秘书后跟着敬;在夹菜时要用公筷;在宴席过程中有电话,要先向客人道歉,说明后,再出去接电话。
(2)与领导一起出去出差
注意:作好差旅准备,如订机票,预定房间等。取票。交通、食宿。参见五级部分的商务旅行P211;带上地图和日常用药;必带的文件资料和上司随身携带的物品。在预定房间时,若价格超出已定价格,要先向上级请示。关于费用报销,一定要保存好票据。参见书上第290页
(3)接待一个小型访团
注意:文件资料准备好;为参观所做准备(例如特定的衣服或礼物);要热情迎客(到大门口或电梯口迎接);正确的导引(在客人右侧或右手边上);认真待客(让的座次、敬茶方式、接待室的环境要保持整洁和安静)等;在谈话时注意,避免宗教和政治问题;男士不能问钱包;若上司改变日程,秘书影响客人道歉、并解释;上司委托他人接待,秘书应把所做的准备想委托人报告。
(4)电话处理问题:综合性较强(可能涉及电话处理事务)
注意:书上对外横向沟通那部分好好看看
打电话要注意的礼仪;如果打电话过程中需要某些资料事先未准备好,应先对对方说:对不起,稍等5分钟后,我给您回电话;如果与预定有出入,应先请示上级,再下决定。