30.第四大题：秘书如何做好办公用品的保管和发放工作。

答：秘书要掌握办公设备和办公用品的进货、入库手续和库存保管。①在收到货物时，要保证办公设备和办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对。办公设备及用品接收时，发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商；要订立物品发放制度，确定物品发放人。

②库存保管中应采取的措施：见书P258下第一点到第七点，再加第八点：秘书要记好库存控制卡，关键掌握最大库存量（一项物品应该存储的最大数量），再定货量（当库存余额达到这个水平时必须订购新的货物来补充），最小库存量（当库存余额达到这个水平，必须采取紧急行动检查是否已经定货）③发放问题（可参考第177页）：发放物品的手续：第一点到第七点④要保管好进货、存货和发放办公用品的记录与资料P258—P259

31.第五大题：决定库存的依据是什么？P260

答：决定最大、最小、再定货量的依据是：①大量的资金不被不必要的库存占用②空间不被用来存储不必要的货物③保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。④监督任何偷窃和破坏造成的损失

32.选择题：办公设备和耗材的库存管理要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。

33.通常时间表是编制成表格。在办公室中，也可以为多人执行工作的情况和行动编制时间表。有很多种简单的时间管理辅助手段有助于秘书有效地分配和管理时间，例如效率手册、待办文件夹、墙上计划板等等P262

34.在办公室工作中，秘书要为领导们的会议或活动做月安排表或周安排表。月安排表的信息通常由主管领导召开会议，再结合集体议定的事项，经主要领导审定下发实施。P263

35.对于手工填写的工作日志通常要准备两本，一本为上司使用，一本为自己使用。

36.当日出现情况变化，应立即更新日志，并告知上司出现的变化；在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。（流程：更新自己的日志→通知上司→更改自己的日志）P264上

37.做工作日志可通过电脑程序中的Outlook打开个人文件夹，上面有今日的时间、本月和下月日历P265

38.公司的日志内容通常包括：①上司内部参加的会议、接待②上司外部参加的会议、接待③上司个人的安排④上司私人的信息P265中

39.秘书在安排的活动之间要留有10分左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新临时的、紧急的情况。进行项目的时间变更，确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如通知对方，说明理由，防止误解等。

40.谁能查上司的工作日志？①上司的上司②秘书③上司授权的人