l         如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉的语气：“实在抱歉，**总经理这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个电话；如果您方便的话，能否让我转达您的事情？”做到有礼有节、滴水不漏。

l         在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询问总经理后决定是否转接；也可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。

l         在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。

l         如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等结束通话。

l         如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一方稍候片刻，或记录对方电话，稍侯打过去。

l         整理电话留言，在总经理回来后汇报相关信息。

 

二、传真

1、  将传真分类：

1）  需要总经理本人审阅的，根据总经理授意处理

2）  由秘书来待为处理的：

   A、转给其他相关负责人

B、  由秘书本人回复

l         使用电脑公司标准CI格式

l         遵守公文写作规范

l         保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。

l         需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围

l         务必在传真件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。

2、  必要的传真分类存档

 

三、邮件

1、  根据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按具体项目设置子文件夹。

2、  将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分如下：

1）  需要总经理本人审阅的，存入相应文件夹，部分根据总经理授意回复邮件，或督促、协助总经理在规定时间内处理相关事宜。

l         以总经理名义回复时，要在语气上予以注意，并从总经理信箱发出；

l         以秘书名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。

2）  由秘书来待为处理的：

   A、转给其他相关负责人;    B、由秘书本人回复

 

3、  如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。

4、  需要总经理审阅、批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达；

5、  重要邮件及时进行存档

 

四、文件管理（参看集团《秘书手册》第33-36页）（附文件处理流程）

1、  阅读文件，判断是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。

2、  对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景资料、审批原由），便于总经理

3、  按总经理批改意见复印后转发、呈送（可参照文件管理规定），必要的事情进行追踪，反馈结果。

4、  必要文件进行存档。

 

注：传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出

 

五、名片

1、  分类：可根据总经理业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等；

2、  存放：

l         名片盒

l         录入到NOTES通讯录中（更易查找，但需要录入时间）

3、  应准备一名片夹，存放与总经理联系紧密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。