有效角色运作的三项服务
 
　　随着时代的发展，特别是进入信息化时代以来，为了促进科研管理科层制的有效、高速运行，以确保科研成果如质如量的生成，及时更新院系科研秘书自身的服务势在必行。因此，仅仅明确自身的角色定位是远远不够的，为了有利于角色扮演的成功，笔者结合自身的科研秘书工作实践认识到，院系科研秘书还必须在具体的科研管理事务中搞好以下三项服务:
　　第一，以人为本的人性化服务
　　组织理论认为，组织创造的环境和气氛对组织成员的行为有重大影响。教师的科研活动不是孤立的，而是与教师生活、教学等其他各个方面息息相关的。只有为教师的生活、教学等各个方面创造舒适、便利的条件，才能使教师有较好的心情和较宽松的时间从事科研活动。教师的各项活动都离不开本院系、学校的支持，因此系所基层科研管理者不仅要关心教师的科研活动，还要关心他们的日常生活和教学，当教师遇到困难时要积极协助解决，从整体上促进教师的科研活动的顺利完成。
　　在实践中，高校制约教师从事科研创新大致有以下三个方面的因素:教师自身的努力、科研管理机构工作的效率和科研资源支持的力度。根据管理科学的X和Y理论，大多数教师都有共同的受人尊敬的需要，都希望为有价值的目标做出有效的、有创造性的贡献。如果教师得到应有的尊敬和待遇，他们不仅乐意合作，积极与学校、院系和部门的目标保持充分一致，而且完全可以做出大大超出目前工作环境所要求和允许的贡献。
　　因此，笔者认为，在具体的科研管理服务中，应该在坚持规范化、制度化服务的基础上，更加突出以人为本的人性化服务。首先，科研秘书应该注意尊重每一位科研人员，与他们交朋友，倾听他们的疾苦。除此之外，还注意给那些对申报课题信心不足的青年科研人员以各种鼓励，耐心给他们讲解评审原则、程序，鼓励他们积极申报，耐心教给他们具体的操作方法。比如，对于每次的科研申报，笔者不仅用电话通知到每一个人，还逐一给每位老师发送电子邮件和书面通知。对有些厌烦填表而又没有时间填表的老师，笔者都亲自帮他们填写，尽可能地不让他们对申报课题的填表产生厌烦情绪。而且，为了鼓励老师们申报，笔者顾不上申报基地时的加班劳累，一次次替他们修改申报表中的错误。人性化的服务收到了良好的效益，几年来笔者所在系和研究所各类项目的申报率和中标率部位于全校文科前列。其中国家社科基金的重大项目和教育部文科研究基地的重大项目的获得率在全校文科中名列前茅。
　　第二，计算机数据化服务
　　伴随着世界变革的不断深化和日益加速，科学技术在以几何级数加速发展，传统手工业式的服务手段远远不能适应时代发展的需要，因此如何利用科学技术的发展为科研管理服务，是值得系所基层科研秘书积极研究、从事的课题。
　　同时，就科研秘书本身从事的工作而言，科研秘书可以称为"填表专业户"。无论上级哪个部门下达的各种表格都会集中到科研秘书手中让其填写，而每填一个表格，尤其是那种类似文科基地申报、博士点硕士点、重点学科申报那样的表格，如果用手工的方式填写，往往是表格完成，人也累跨了。因此，为了让科研秘书从这种小农方式的服务中解脱出来，笔者和本单位的老师在熟练使用教育部文科科研管理系统的基础上，研制了一种更方便、数据信息量更大的数据库。这种数据库除了包含教育部管理系统中的所有数据外，还包括了每位老师每学期出差做田野调查、参加国际国内学术会议的起止时间、前往地点、调查内容、提供论文等，准确记录了每一位老师每年所获得的各项奖励，每学期开设的课程、每年毕业的硕博研究生名单以及他们的毕业论文题目、毕业后的去向等等。这个数据库建立起来以后，可以应付各种表格的填写，尤其是在2000年3月文科基地的申报过程中，以及2001年重点学科的申报中，数据库发挥了举足轻重的作用。
　　不仅如此，这个自编自用的数据库为教育部文科数据库的进一步改进和完善提供了良好的参考。比如2002年在北京大学社会学系成立20周年之际，笔者依靠这个数据库在短短半个月内编出了北京大学社会学系、社会学人类学研究所20年来全体教师发表论文目录、出版专著目录、获奖目录、承担各类课题目录，并将他们汇集成册，多达100多页，为系庆活动增添了很强的学术色彩。
　　第三，积极能动的创新服务
　　科研管理的生命力在于不断创新。对于院系科研秘书来说，不能满足于将服务仅仅停留在通知传达、填报表格等琐碎事务的被动完成上，而应当在自身的服务中有所思考，积极发现服务中的问题，提出合理的建议和解决方案。笔者在实践中体会到，同样一件工作，被动和能动，两种服务，效果决然不同。
　　以项目申报工作为例:
　　每年定期进行的科研项目申报是科研秘书最日常的工作之一。对于科研秘书而言，被动的做法就是把申报通知往外一贴，等着大家把项目申请书交来，然后上交校科研管理部门。笔者没有满足于这样的被动服务，而是在如何有效地调动老师们的申报积极性，提高课题的中标率方面动了一些脑筋，做了一些改进。笔者的具体做法是:首先，全体动员。将有关申报的通知和操作办法通过各种形式，发送至每一个老师的信箱中，鼓励大家积极申报。其次，组织申报人员开会，使已经申报课题的老师互相通气协调，以避免 "撞车现象"，同时，请本单位参加全国评审的专家介绍该类项目的评审要求和注意事项，并进行填表技巧方面的培训。再次，实行系学术委员会论证制度，即对科研人员申报的课题，先在系学术委员会上进行论证答辩。由于学术委员们对本学科的情况早已知己知彼，所以对某一个课题应该从哪个角度申报，某一个课题可能会与国内某学校重复申报，从而应当另辟蹊径，对其他相关课题进行申报以及哪个课题的论证还要从哪方面予以加强等都提出中肯的意见。诸如此类的做法使得我系每年纵向项目的申报率和中标率都居全校文科前列。
　　近年来，随着高校科研工作的深入进展，科研管理应该更加科学化、制度化、和谐化，以更好地保证并促进科研工作，争取更多的学术精品问世。