关于电子文件证据性的法律思考
发布时间：2010-01-20 共2页
用法律的尺度，审定电子文件的证据性
电子文件管理完善了，电子文件的证据性才能得到法律的承认，如果从法律规定中反推出电子文件管理模式，应该不失为一种有价值的思路。
我国修订后的刑事诉讼法增补视听材料作为一种独立的证据种类，并将计算机产生和存储的数据和文件归入此类证据中。据规定视听材料的审查包括：视听材料应附有制作者、制作地点、对象、制作过程及设备有关情况的书面说明。实际上，对于电子文件的审查还应该包括：
l、与电子文件的产生、存储直接相关的设备和环境状况是否可靠。审查设备是否能够正常运作，在设备运转不正常时，电子文件的准确性是否受到影响，这包括对各类相关的计算机设备、计算机软件、网络传输设备和存储设备的可靠性的审定。
2、计算机系统是否安全可靠。审查计算机系统是否具有防止非法侵入的能力，对信息数据的准确性和完整性是否具有自我保护能力，在需要时，系统是否保证信息能够被完整准确地使用。
3、计算机系统数据处理是否可靠。一看输人数据者是否在事件发生（文件制定）一定的时间内进行输入；二看输入者是否这方面的专家，输入信息的真实性是否可信任；三看数据是否原原本本输入，并且有某种方法确保数据的精确性；四看各种确保安全的管理措施是否可靠，严格控制使用计算机的人员，五看每一个使用计算机的人及其使用时间和操作内容进行登记并保存记录；六看输出的数据是否存储在安全的存储介质上；七看存储介质是否具有有效的管理方法；八看输出的过程是否得到有效的监控和管理。
如果上述八个方面都有确实、充分的证据，则可断定计算机系统产生并存储的文件是可靠的。但目前由于经济的原因，绝对安全的计算机系统在现实的工作中很难被采用；由于证明环节多，证明的技术性强，使得充分而确实的证明相当不易。
令人遗憾的是，目前秘书行业对电子文件管理根本无法达到这种审查的最基本的要求：对于电子文件管理系统，我们缺少对软、硬件平台的可靠性的把关，忽视对该应用系统安全策略的设计和选择，缺乏对文件产生、流转和利用的整个生命周期中各个处理环节的可靠有效的管理。
电子文件证据性的困境，对现代文件管理的启示
第一，法律界在电子文件的证据性上对文件及档案管理工作的“依赖”，这主要是文件与档案在法律史上发挥过重要的作用。现在我们仍然无法推卸维护电子文件证据性的责任，倡导安全的计算机软、硬件平台的建立，倡导并辅助选择计算机系统的安全策略；创建电子文件运转和档案管理的完善可靠的方法和规范。
第二，必须深层次地理解和掌握电子技术。我们研究EDI系统采用的保证安全性的种种技术和管理手段可以发现，要想管理好电子文件，仅仅停留在计算机软、硬件的应用层，是很难找到出路的。因为安全性和可靠性的管理不仅仅是应用层的操作，而是系统的管理及计算机软、硬件内部资源的管理。电子文件管理的解决方案应该深入到计算机软、硬件系统的设计和实现这一层次上去，一般情况下，可能不必深入到硬件或操作系统层，但至少应诊深入到应用系统的开发层。
以数据库中的数据文件管理为例，要想安全可靠地管理好数据库文件，仅仅知道某个数据库管理系统的应用操作是不够的，仅仅知道如何建立库结构，如何向数据库中添加数据、修改数据、删除数据也是不够的。还需要知道本机构所采用的数据库管理系统的概念基础和技术基础，比如说目前常用的数据库管理系统不擅长对文件运转流程的记录，缺乏对同一份数据文件不同版本的保存支持，难以管理复杂的数据结构等等。如果我们要管理好电子文件，就应该知道这些原来只由系统管理员掌握、不为用户所知的技术内容。
文秘工作者应该树立这样的信念，不仅要能够提出功能需求，而且还应知道用什么技术方法来实现。传统的文件和档案管理方法及技术标准是文秘工作者在工作实践中确立的，它的确立确定了文秘工作的地位，确立了文秘工作在推进社会经济发展和维护社会秩序中的权威，难道当今电子文件的管理系统就不应该由文秘工作者自己来设计实现吗？当然，解决这个问题的前提是我们应该首先成为技术专家。
第三，结合司法对电子文件审查判断的条件提出电子文件管理系统的功能需求。电子文件管理系统设计的开始是电子文件管理系统功能需求的提出，目前我们的文秘工作人员似乎难以胜任这项工作。大致划分一下，功能需求的提出建立在以下三个方面信息的基础上：业务活动的执行过程，文件在业务活动中的流传模式；司法及管理对电子文件安全可靠性的要求；技术实现的可能性。
