三、是加强商务文秘自身建设的重要保证
 
    商务文秘人员兼有经理助手、商战智囊、行政管理者、公共关系活动家等多重角色，肩负辅佐和服务的重要使命，是经济建设主战场一支不可缺少的生力军。由于商务文秘的特殊地位和作用，越来越多的人自动走进它的行列。这样一个新出现的人数较多、影响较大的社会职业群体，如果没有建立起严格科学、操作性强、具有约束和激励作用的工作规范，他们就不能全面、清楚地了解应该做些什么和怎样去做，不懂得如何恰当地扮演好多重角色，就可能陷入茫然不知所从的境地，或者轻重不分，顾此失彼，甚至屡出纰漏，给工作和事业造成损失。实际工作中这种不懂规范，不严格按规定标准运作而出错，以至损失惨重的教训时有发生。如一次活动日程安排不周，气跑了客商；一个语词使用不当，使公司白白赔偿数十万；一条信息提供不准，导致了经营者错误决策等等。只有建立严格的工作规范，增强商务文秘主体角色的责任感和自觉性，提高工作质量和效率才有保证，很多差错才能有效避免和防止。从主体方面来说，商务文秘人员明确了自己的职责任务和行为标准，就能够减少盲目性、提高自觉性，尽职尽责，努力工作，扎实有效地为实现领导意图和组织目标而奋斗。并逐渐从必然王国走向自由王国，掌握工作技巧，提高商务水平，成为称职成熟的商务文秘人才。
 
    建立和掌握商务文秘工作规范，也是健全秘书管理机制的需要。有了相对确定的思想行为标准，商务文秘人员的工作干得怎样，思想素质和业务能力合不合要求，工作业绩如何，就能够衡量出来，作出比较公正、客观的评价。通过比较，可以论定各个商务文秘人员的人才价值，并体现不同等次。从而采取相应的激励方式，奖掖贤能，鼓励竞争，做到用得其人，人适其位，充分激发主体角色的创造力，让有才干的人安心留下，专心勤职。这对于提高商务文秘人员整体素质，促进商务文秘自身建设，保持商务文秘队伍的相对稳定，无疑都有着非常重要而积极的意义。