二、秘书制度的建设
　　制度的概念有狭义与广义之分：狭义的制度是指要求组织成员共同遵守的、按一定程序办事的规程；广义的制度是指在一定的历史条件下形成的政治、经济、文化等方面的体系。制度的形式也分为成文制度和不成文制度。所谓秘书制度，即狭义的制度，包括秘书工作制度和秘书管理制度。秘书制度有成文的、也有不成文的(即惯例)。加强秘书制度的建设，实现秘书机构和秘书工作管理的科学化，具有十分重要的意义。
　　(一) 秘书工作制度的建设
　　秘书工作制度，就是秘书人员共同遵守的办事规程或行动准则。秘书工作的制度化，是秘书工作“三化”（制度化、规范化、程序化）建设的重要内容之一。
　　根据我国的法律、法规性文件规定，现有成文的秘书制度有：保密工作制度、公文处理制度、信访工作制度、信息工作制度、督察工作制度、印章管理制度等；还有许多不成文的秘书制度：如协调工作制度、会议工作制度、接待工作制度、值班工作制度、通讯工作制度等。这些成文的，或不成文的秘书制度，仍有一个不断修改、补充和完善的过程，其建设的任务依然十分繁重。
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　　企业部分秘书岗位工作职责
　　办公室主任岗位职责
　　1.面领导办公室工作并具体主持行政事务工作；
　　2.召集公司办公室每周例会,制定每周工作计划;
　　3.审核批准公司1000元以下行政费用开支报告;
　　4.审核上报公司1000元以上行政费用开支计划;
　　5.负责公司防火\防盗及交通等安全管理工作;
　　6.公司员工及住房管理;
　　7.对外经济合同的审核签章及公司法律事务协调;
　　8.总经理办公室人员编制管理;
　　9.对外联系的工作计划制订与实施.
　　行政主管岗位职责
　　1.按合同实施物资采购和小型用品采购;
　　2.员工午餐的具体安排;
　　3.电话费缴纳;
　　4.环境卫生管理;
　　5.外来宾客的住宿安排;
　　6.车辆年检、年审、保险、维修的具体办理及与管理部门联系；
　　7。办理公司员工暂住证及与治安委员会联系。
　　8。其他工作配合。
　　前台文员岗位职责：
　　1。交换机电话转接；
　　2。传真收发与登记；
　　3。前台接待、登记；
　　4。来宾引见、招待、接送；
　　5。打 监督与考勤汇总；
　　6。请假及加班申报单的保管、汇总、造表；
　　7。锁门、电梯管理、检查灯光和门窗；
　　8。报刊函件收发及报纸的整理保管。　　
　　(二) 秘书管理制度的建设
　　秘书管理制度，就是组织、人事部门和秘书机构共同遵守的人员聘用和管理的规程或行动准则。秘书管理的制度化，是实现秘书管理模式由经验型向科学型转化的重要内容之一。
　　我国的秘书管理制度，曾于80年代有过相关规定，但尚不具体和明确，至今仍沿用着许多不成文的管理制度。根据国家公务员制度和秘书管理的惯例，秘书管理制度应包括三个方面的内容：一是秘书的录用、考核、奖励、升降、任免、培训交流等制度；二是按工作岗位制定的工作责任制度；三是目标管理制度。
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　　目标管理方法的优点
　　责权明确 目标管理通过由上而下或自下而上层层制定目标，在社会组织内部建立起纵横联结的完整的目标体系，把各个部门、各类人员都严密地组织在目标体系中，明确责任，划清关系，使每个员工的工作直接或间接地同组织总目标联系起来，从而使员工看清个人工作目标和组织整体目标的关系，了解自己的工作价值，激发大家关心组织整体目标的热情，这样，就可以更有效地把全体员工的力量和才能集中起来，提高社会组织工作成果。
　　强调参与 目标管理非常重视上下级之间的协商、共同讨论和意见交流。通过协商，加深对目标的了解，消除上下级之间的意见分歧，取得上下目标的统一。由于目标管理吸收了社会组织全体人员参与目标管理实施的全过程，尊重员工的个人意志和愿望，充分发挥员工的自主性，实行自我控制，改变了由上而下摊 工作任务的传统做法，调动了员工的主动性、积极性和创造性。
　　注重结果 目标管理所追求的目标，就是社会组织和每个员工在一定时期应该达到的工作成果。目标管理不以行动表现为满足，而以实际成果为目的。工作成果对目标管理来说，既是评定目标完成程度的根据，又是人事考核和奖惩的主要依据。因此，目标管理又叫成果管理。离开工作成果，就不称其为目标管理。
　　三、秘书机构的改革
　　秘书机构的改革与行政管理体制和政府机构的改革一样，是建立市场经济体制和加快经济发展的必要条件，也是适应领导工作和机关工作发展的迫切需要。根据秘书机构转变职能、理顺关系、精兵简政、提高效率的原则，其改革包括：
　　(一) 规范机构名称
　　秘书机构名称是秘书机构职能的反映。本着名副其实、准确统一的原则，对于秘书机构名不副实、令人费解或容易误解的名称，应逐步淘汰；对于名实相副、准确无误并沿用至今的名称，应予以保留；对于适应新形势、反映新职能并为公众认可的名称，应予以认可。
　　(二) 调整秘书职能
　　秘书职能是秘书工作任务和功能的统称。合理地划分秘书职能，是秘书机构设置的重要内容，也是秘书机构改革的重要内容。随着社会经济的发展，传统的秘书职能发生了较大的变化，如秘书工作的“三服务”（即为党中央服务、为各级党委领导工作服务、为人民服务）、“四个转变”（即从侧重办文、办事转变为既办文、办事又出谋献策，从收发传递信息转变为综合处理信息，从单凭经验办事转变为科学管理，从被动服务转变为力争主动服务），就是秘书职能的新发展；过去不曾有的或不够突出的秘书职能，现在应运而生了，如辅助决策、沟通信息、协调关系、督促检查等；过去如档案管理、后勤管理等职能，已予以摈弃。
　　(三) 变更秘书机构
　　由于秘书职能的变化，秘书机构也应相应变更。秘书机构的改革，一定要充分反映秘书职能的变化，按照职能去设计机构。秘书机构的变更，大体有三种情况：
　　（1）新建某些秘书机构。如党政机关办公部门设立的信息处(科)、督查处(科)、调研处(科)等；
　　（2）合并某些秘书机构。如有的办公部门将文书工作机构与保密工作机构合并成秘书处(科)，把信息工作机构与凋研工作机构合并成信息调研处(科)}；
　　（3）撤销某些秘书机构。如有的办公部门撤销了沿袭多年的第一办公室、第二办公室、第三办公室……，又如有的办公部门撤销了原有的文书处(科)、文保处(科)……。
　　秘书活动的开展和秘书工作的运行，离不开秘书机构的环境。研究秘书机构的理论和实践，包括秘书机构的概念、性质及作用，秘书机构的设置原则、组织模式、布局方式等；秘书机构的建设与发展是秘书机构研究的新课题；这些都是秘书学的重要内容。掌握、了解秘书机构诸要素（即机构设置、职责分工、人员编制和组织关系等）的逻辑关系，可有效实现秘书工作目标，履行秘书工作职责，改善秘书工作环境，使秘书工作适应现代经济发展和领导工作智能化的需要。