3．重要情境的接待流程
　　比起一般的小规模、个别的宾客来访接待，团体接待是单位的重要接待，在单位形象的展示和单位的业务开展上都有着特别重要的意义。所以一个单位应该将团队接待放在重要的位置，应予以特别的重视。下面是关于团体接待流程的阐述。
　　1) 迎接来访团体
　　如果来访者从未见过面，就需要事先制作一面牌子，上面书写来访者的单位名称，字体要工整、要大，能让人从远处看清。如果需要，可准备花束，一定要是鲜花，但不可用黄色或白色的菊花，因为这两类花人们习惯用在葬礼上。
　　迎接人员的安排有两种方法。
　　(1) 主陪人员在宾馆等候，派副职或办公室主任带人到机场、车站迎接。这样可以为主陪人员节省很多等候的时间，并无不恭敬的意思。
　　(2) 主陪人员亲自到机场或车站迎接，这对来访者是表示了非常的重视。
　　2) 安排来访团体的食宿、交通、行程
　　(1) 了解情况。
　　在制定接待计划之前，要了解来访团体的情况，这对安排餐饮、住宿有很重要的作用。如了解客人的宗教信仰、饮食的忌讳、身份、性别、年龄和是否带家属等。
　　(2) 确定餐饮、住宿、用车标准。
　　在接待规格确定下来以后，根据公司的规定确定餐饮、住宿和用车等的标准，秘书不可擅自提高或降低接待标准，如果客人有特殊要求的，只要在公司的规定范围内，就要尽量满足他们的要求，如果客人的要求是超标的，秘书必须向上司汇报，由上司决定。
　　(3) 预定餐厅、住宿房间。
　　① 接待来访团体，接风和送行需要正式的宴请。
　　A．事先确定时间和地点。正式宴请的时间以晚上居多，地点以中高档餐厅为佳，应该是包间。首先要根据主人、主宾身份确定地点的档次，再根据宴请事由、规模确定地点的大小，人少的话就不需要预定过大的地方，要特别注意环境的优雅、安静。如果主宾或客人中有大部分人是信仰伊斯兰教的，那么就应该在清真餐厅订餐。
　　B．事先确定宴请的人员。主宾和主人当然是确定的，其他的陪客也是事先就定下的，一般不应无故缺席或换人。
　　C．事先确定宴请的桌次、座次。次序体现了地位、身份的不同，正式宴请时，主客双方都应该按照事先安排的桌次和座次入座。
　　D．事先确定菜单。菜单确定好后，要请上司过目，看有无更改后再定下来。如果能把菜单印出来，每个客人一份，一方面更显郑重，另一方面也是很好的纪念。但是千万不要连价格一起印上去。
　　E．发请柬。正式宴会要发请柬，而便宴可以口头邀请。
　　② 预定住宿房间。
　　为客人选择住宿宾馆要考虑几个方面的问题：一是交通是否方便；二是档次是否合适；三是环境是否安静、优雅。秘书可以同时选几所各具特色的宾馆，让上司定夺。应该选择熟悉的宾馆，因为对其服务质量等各方面比较了解，不会出大问题，而且作为老客户还可以享受一些优惠。住宿房间一般是主宾安排套间，朝向、楼层要好，一般人员安排标准间，有时可以是两人一间。
　　(4) 根据对方的要求调整方案。
　　上述内容也是接待方案中的一部分，草拟好之后要给客人发过去，征求意见。如果客人提出意见，只要不违反公司的规定，就要尽量满足，调整方案。但是在调整前后，秘书要向上司汇报，征求上司的意见。
　　3) 送别来访团体
　　如果来访团体离开的时间是上午，在前一天晚上，主人一方全体陪同人员要到客人住的宾馆去话别，时间不需过长，控制在半小时之内为好。如果有礼物要送的话，也是在此时送上最好，因为客人还来得及把礼物放在行李箱里。如果临上机场再送礼，客人就只能把它提在手里了，很不方便。如果客人离开的时间是在下午或晚上，也可以在当天上午到宾馆话别，此时应该告诉客人送行的人员、车辆及时间方面的安排，让客人心中有数。
　　主陪人如果工作太忙，可以请副职代替到机场送行。

 

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