(5) 选择信息发布会的主持人和发言人。
　　信息发布会的主持人大都由主办单位的办公室主任或秘书长、公关部部长担任。
　　信息发布会的发言人通常由本单位的领导者担任，因领导者对本单位的方针、政策及各方面情况比较了解，所以由他们回答记者的提问更具权威性。
　　(6) 准备会议材料。信息发布会应准备4方面的材料。
　　① 发言人的发言稿。发言稿既要紧扣主题，又要全面、准确、真实、生动。
　　② 回答提纲。为使发言人在现场回答问题时表现自如，可事先预测一下记者将要问到的问题，并准备好答案。
　　③ 报道提纲。可事先将报道重点、有关的数据、资料编印出来，作为记者采访报道的参考资料。
　　④ 其他辅助材料。如图片、实物、模型、录像、光盘等，目的是增强发言人的讲话效果，加深与会者对会议主题的认识和理解。
　　(7) 预算会议所需费用。根据信息发布会的规格和规模做出可行的经费预算。费用项目一般有：场地、会场布置、印刷品、茶点、礼品、文书用品、音响器材、邮费、电话费、交通费等。需要用餐时还应加上餐费。
　　(8) 其他准备工作。如会场的布置、音响设备的调试、礼品的准备、座次的安排、工作人员胸卡的制作以及与会人员的仪态举止训练等。
　　2) 会中工作
　　(1) 签到。
　　(2) 分发会议资料。应发给每位来宾一个事先准备好的资料袋，其中有信息发布稿、技术性说明(必要时发放)、主持人的传略材料和照片以及会上要展示的产品或模型的照片。
　　(3) 宣布会议开始。会议开始时，主持人应简要说明召集会议的目的、所要发布的信息或事件发生的背景和经过等。
　　(4) 发言人讲话。
　　(5) 回答客户、记者等与会者的提问。
　　(6) 接受重点采访。
　　3) 会后工作
　　发布会结束后，应在一定时间内对其进行一次认真的评估。
　　3．重要的信息发布会会务工作流程
　　1) 宣传资料的撰写
　　如产品成功案例介绍。
　　2) 主持人相关事宜
　　(1) 主持人人选。
　　会议主持人是会议进行中的一个核心角色，他应该能够有效地控制会议的进度和会场上的气氛，并得到大多数与会者的认可。一个合适的优秀的会议主持人可以挽救一场濒临崩溃的会议，同样，一个错位的会议主持人则可能会断送一场原本可以取得高效的会议。所以在选择会议主持人时必须相当谨慎小心。
　　(2) 主持人的职责。
　　会议主持人是作为会议主体的代表对会议活动的整个过程担任主要指导责任，进行全面组织和对会议进程实施有效控制的人，会议主持人的职责就是根据会议的性质、目的和要求，按会议议程规定的内容，承担起组织与会人员、完成会议规定的任务，实现会议目标的责任。
　　(3) 会议主持的方法。
　　会议主持的方法是指会议主持人在主持会议的过程中，为使会议尽快地达到预期的目的、更迅速地取得成果而使用的一些特定的技巧，其中包括如何优化会议时间和会议议题的技巧；如何合理控制会议节奏的技巧；如何使与会者充分发表意见的技巧；如何激发与会者创造性思维的技巧；如何改变会议沉默现象的技巧；如何向与会者提问的技巧等。会议技巧是专门为会议活动而设计并专门用于会议活动的技能，是管理科学、行为科学和领导艺术在会议活动中的具体运用，使会议的形式、过程与会议目标之间形成一种最佳的时空组合，使会议在规定的有限的时间内取得最有成效的成果。
　　(4) 有效控制会议的进程。
　　① 控制会议进程的要点。在会议进行过程中，作为会议主持人，要合理地控制会议节奏，提高会议效率，就要对以下3个方面给予特别的关注：为会议规定节奏，为会议创造节奏，灵活、合理地调整会议节奏。
　　② 控制会议进程的技巧。会议进程控制是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又需要根据不断变化着的情况灵活地采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题。为此，就需要会议主持人掌握一定的控制技巧。下面就针对会议主持人的控制技巧做详细的探讨。
　　(5) 主持人的语言艺术。
　　主持会议的语言表达作为一种语言表达活动，除与其他语言场合表达活动有相同之处外，又有独立的形式及自身的特点。

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