2、 将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分如下：

1） 需要总经理本人审阅的，存入相应文件夹，部分根据总经理授意回复邮件，或督促、协助总经理在规定时间内处理相关事宜。

l 以总经理名义回复时，要在语气上予以注意，并从总经理信箱发出；

l 以秘书名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。

2） 由秘书来待为处理的：

A、转给其他相关负责人; B、由秘书本人回复

3、 如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。

4、 需要总经理审阅、批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达；

5、 重要邮件及时进行存档

四、文件管理（参看集团《秘书手册》第33-36页）（附文件处理流程）

1、 阅读文件，判断是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。

2、 对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景资料、审批原由），便于总经理

3、 按总经理批改意见复印后转发、呈送（可参照文件管理规定），必要的事情进行追踪，反馈结果。

4、 必要文件进行存档。

注：传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出

五、名片

1、 分类：可根据总经理业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等；

2、 存放：

l 名片盒

l 录入到NOTES通讯录中（更易查找，但需要录入时间）

3、 应准备一名片夹，存放与总经理联系紧密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。