——对上级的语言原则。处理好与领导的关系，是每一位文秘人员所面临的现实问题。要协调好同领导的关系，文秘人员在说话时应注意以下三点：第一，由衷地尊敬领导。文秘人员必须端正为领导服务的思想，主动、创造性地做好服务工作。决不能自恃有才干，以己之长比领导之短，说话中带有自吹自擂之意。第二，全面地了解领导。文秘人员对领导的工作习惯、性格特点乃至兴趣爱好，都要了解。文秘人员同领导相处，主要是一起工作，但闲暇时也可以谈心、聊天，山南海北，无所不谈。
    例如，朱德喜好栽培兰花，秘书对他培育的兰花很为欣赏。有一天秘书说：“总司令，不知你能不能送我一盆兰花？”朱德说：“当然可以。不过，你得学会养育，不然会枯死的。爱兰的人，送花如送子，不愿看到它有什么不幸。”秘书说：“我一定会向种兰的人请教，把兰花养育好。”这段话谈的不是工作，而是兰花。但秘书与朱老总之间的深厚感情，朱老总寓意深刻的教诲，秘书对领导的尊重与爱戴，充溢其间。
第三，真诚的劝谏领导。首先，要根据对方的思想水平、接受能力等因素，考虑采用不同的方式，或直言相谏，或婉言相劝。其次，要选准时机，选择领导心境最佳的时机进言。当然最后的决定权，还在领导。领导未被说服，文秘人员也就只能下级服从上级了。
    秘书除了协调与领导的关系外，还要协调领导者之间的关系，特别在中、下级机关单位，常常是一个文秘人员同时为几位领导人服务。文秘人员工作在领导者之间，对领导布置的工作，不可厚此薄彼，而要一视同仁。由于对问题的认识不同，处理方法的差异，领导者之间产生分歧和矛盾，不足为怪。因此，平衡领导者之间的关系，是文秘人员一项艺术性很强的协调工作。实际工作中，行之有效的协调方式有：
    ① 提醒式。两位领导的决定相抵触，却都要文秘人员去执行。这时文秘人员可以提醒后作决定的领导，前面已有决定，是否共同研究一下？也可提醒先作决定的领导，今后再作决定，最好与有关负责人互通情况，协商一致，共作决定。
    ② 忍耐式。某领导对另一位领导有意见，不直接给对方提出，却批评文秘人员，说文秘人员的某项工作处理如何不当。文秘人员此时不要分辨解释，更不可说“这件事是某某布置我这样做的。”而要以大局为重，有充当“出气筒”的气量。
    ③ 撤火式。某位领导因另一位领导的工作失误而大发雷霆，说些过头话。文秘人员万不可火上浇油，推波助澜；而应为失误的一方说点公道话，给发火的领导泼点冷水，撤撤火，使之冷静下来，恰当地解决问题。
    ④ 保密式。文秘人员夹在几位领导之间，对他们之间的矛盾最了解。文秘人员要将这些作为“最机密的材料”，装在脑子里，对谁也不能说，更不可借此搬弄是非。
    ——对同事的语言原则。第一，不要随便对同事进行褒贬。第二，不要对同事的某些隐私津津乐道。第三，讲话中不要以自我为中心，一味地自我标榜或倾吐苦衷，如自己对待工作如何认真，自己的工作又如何艰苦等等，这很容易导致周围同事的反感。第四，注意说话语气，多用陈述句和一般疑问句，少用或不用祈使句和反问句；多用委婉的商量语气，少用或不用命令式语气。例如，某个人曾因“你懂吗？”的口头禅而被人看作是个骄傲的人。后经人提醒，他把“你懂吗？”改为“你说呢”。果然，人们改变了对他的看法。其中的道理就在于“你懂吗”语气生硬，有一种居高临下、盛气凌人之态；“你说呢”虽然语义差不多，但语气委婉，显得礼貌亲切，所以效果也就大不相同了。
    三、学以致用读好书
    “社会也是学校，一切要在工作中学习”。文秘人员大都是科班出身，或专科，或本科，在学校里读过不少书。走向社会，才发现所学专业知识，或许只有十分之一能够应用于实际工作，剩下的十分之九“要在工作中学习”。
    我认为，要成为一个合格的文秘人员，关键是要读好理论，读好政策，读好语法，读好文史，由此及彼，触类旁通，既要钻进去，又要跳出来，把吃进去的知识，变成自己的思想再吐出来。在此，我向各位同仁推荐一些书刊，并讲一些读书的心得体会。
    1、理论方面：《学说连线》（WWW.XSLX.COM），设立了时政热评、经济论从、思想观潮、民主法治、哲理社会、史海勾沉、科教文化、国际战略、学术视野、连线学术等栏目。去年以来，我在“经济论丛”浏览了很多文章，如《“三农”问题的历史渊源、国际现状和全球化对策》、《从司马迁到班固——论中国经济思想的转折》、《中国与欧美政府经济职能演进的历史比较》、《中国县域经济转轨中的四大矛盾》等等；并结合网站特色，推荐发表了县政府领导署名文章《“三农”的出路在“三化”》、《政府与市场共舞》、《发展县域经济的理性思考》。
    2、政策方面：《湖南政报》是党中央、国务院及省委、省政府现行政策的窗口。其内容和形式，都是文秘人员应该遵循的  典范。有些秘书搞不清党政公文的套路与格式，多看看《湖南政报》，应该会受到一些启发。
    3、语法方面：《现代汉语“构件”语法》，认为构件（词、词组）是组成句子的直接单位，并以构件观分析了语段和篇章，与传统语法大不一样。以“构件”语法可以看出语段中存在的语法错误，并找到恰当的修改方法。
    4、文史方面：《毛泽东瞩目的风云人物丛书》，整理汇编了毛泽东在他的著作中和各种场合评点过的帝王宰相、文臣武将、世界名流、文人骚客，既有毛泽东评点，又有人物小传和作者点评，较好地总结了历史经验，普及了历史知识。另外，省政协主办的《文史博览》杂志，也值得一读。
    “书山有路勤为径，学海无涯苦作舟”。当今时代，是信息时代。理论、政策、语法及文史等方面的典籍和著作，实在是不胜枚举。勉强所举的目的是为了抛砖引玉，希望同仁们进一步重视学习，加强学习，缺什么，补什么，用什么，学什么，为提高自身素质，吸取丰富的营养，打好坚实的基础。
    四、精益求精写好文
    “文秘”是“文字秘书”的简称。写好文字材料是文秘人员的首要职责。虽说文字材料的好坏，没有固定的标准，甚至领导署名文章以领导满意为标准，投稿的材料以刊物发表为标准。但是文秘人员应该树立“精品”意识，不仅做到领导满意高兴，还要做到群众喜闻乐见；不仅做到编辑采用，还要做到读者欢迎。文秘人员几乎天天都与文字材料打交道，对写材料也各有各的看法，各有各的体会。下面，结合工作实际，简要谈谈如何写好政务信息、典型材料、会议讲话、理论文章等材料，供各位参考。
    （一）大中取小，写好政务信息。信息可以用最精炼的文字将最充实、最精彩的内容直接了当地表达出来，其篇幅一般应控制在500字以内。写好信息，是秘书的基本功。