秘书资格考试综合指导：环境布置情境及操作
发布时间：2011-07-27 共2页
(5) 音乐。
当职员工作时，如播放适当音乐，则可改进工作的条件，减轻职员心理与视觉的疲劳，减少其精神的紧张，并使职员有愉快之感。��
办公室因播放音乐而显示最大益处的工作包括档案、收发、打字、接待、打孔与查对等。在对35 000名以上职员所做的一项调查显示，90%以上的职员喜欢在工作时播放音乐；同数的职员相信音乐能使工作更加愉快；并且几乎85%的职员称播放音乐时，工作就不会感到单调。��
音乐需加适当的控制，即为实现特别目的，音乐应预先安排。凡令人分散注意力与引起人们注意力的音乐，如沉闷的管乐与独奏曲应予排除。音乐之选播应配合特别的办公室工作，视职员的性情需要。早晨宜选用轻松愉快的音乐，最大激励的音乐可于中午前及下午播放。办公室的音乐以选播轻快的古典音乐与节奏轻快的音乐为主。
2) 办公室布置的原则
采用一大间办公室，对于光线、通风、监督、沟通，比采用同样大小的若干办公室为优。使用同样大小的桌子可增进美观，并促进职员的相互平等感。使同一地区的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。采用直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成角度的排列。工作流程应成直线，避免倒退、交叉与不必要的文书移动。相关的部门应置于相邻的地点，并使性质相同的工作便于联系。将通常有许多外宾来访的部门置于入口处，若不可能时，亦应规定来客须知，使来客不干扰其他部门。将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散心力及造成拥挤之处。应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。主管座位应位于部属座位后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。使全体职员的座位面对同一方向，不可面对面。自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。避免在总办公室相邻之处设私人办公室，因其切断总办公室的自然光线。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。可采用平滑或不透明玻璃的屏风，可提供良好的光线及通风。装设充分的电源插座，供办公室设备与机械之用。将需要使用嘈杂设备与机械的单位设于防声之处，以避免干扰其他部门。常用的设备与档案应置于使用者附近，切勿将所有的档案置于死墙之处。档案柜应背对背放置，考虑将档案柜放置于墙角的可能性。可能时，应设休息处作为工余休息、自由交谈及用午餐之所，供应便利充分的休息设备。对未来的变化应加以预测，使布置易适应变化。
3) 办公室布置的程序
对各部门的业务、工作内容与性质加以考察与分析，以明确各部门及各员工间的关系，以此作为决定其位置时的依据与参考。��
列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需的空间设定其空间大小。通常办公室的大小因各人工作性质而异，但一般而言，每人的办公室间大者可3～10m2，普通者1.5～8m2即可。
根据工作需要决定所需的家具、桌椅等，列表分别详细记载。
依据这些步骤所得结果加以研究与计划，绘制办公室座位布置图，然后依图布置。
3．具体布置及效果
新增部门销售部的职能特点决定了他们的工作要与客户打交道，应进出便利，接待客户区域应位于靠近办公楼大门或办公室门口的位置，便于接待。因此，根据公司总体场地条件，将3层办公楼中第一层原作为库房的两间房间划归销售部使用，库房物品挪至他处。这两间库房南北相向，一间朝北约12m2(4m×3m)，一间朝南约40m2(4m×10m)。朝北的那间较小的房间作为经理办公室，南面的大房间作为销售人员办公室，并辟出一半空间作为会议室。
办公室内的布局应按工作流程和职位进行安排，讲究合理有序、错落有致、功能清楚、互不干扰。销售经理应有专门的办公室，以便其可以集中精力处理重要问题。秘书的位置则在上司销售经理办公室门外一侧，起守护挡驾作用。在空间处理上，秘书和上司的办公室相连，其作用是既保证上司工作的相对私密性，又便于秘书接受上司的工作安排等。
销售人员在一间大办公室中，办公区域采用直线式条块布局，便于控制和监督。有条件时，应单独辟出会议室；这间办公室面积较大，故将其分成两间，里间为会议室，可以避免干扰。公用设备(如饮水机等)应摆放在交通便捷的公共区域；办公设备的位置要注意与工作位置的距离，以节省工作时间，方便人员使用；通道区域不能放置任何有碍行走的物品，办公桌椅和柜架的排列方式应尽量减小所占据的空间，扩大可利用的空间。特别要注意视觉感觉开阔，空间大了，办公心情也会好，而且做事也容易施展得开，整体布局要美观。
地标信息咨询有限公司新近增设销售部，该部设有销售经理1人，秘书1人，销售人员6人，需要办公场所。公司总经理办公室秘书李来福负责此事，他考虑到销售要与客户打交道，应进出便利，因此，根据公司总体场地条件，将3层办公楼中第一层原作为库房的两间房间划归销售部使用，库房物品挪至他处。这两间库房南北相向，一间朝北约12m2(4m×3m)，一间朝南约40m2(4m×10m)。他把朝北的那间较小的房间作为经理办公室，南面的大房间作为销售人员办公室，并辟出一半空间作为会议室。李秘书的设计方案房间安排合理、方便实用、功能齐全，并分别添置了必要的办公设备。办公室主任和销售部经理都很满意。
当职员工作时，如播放适当音乐，则可改进工作的条件，减轻职员心理与视觉的疲劳，减少其精神的紧张，并使职员有愉快之感。��
办公室因播放音乐而显示最大益处的工作包括档案、收发、打字、接待、打孔与查对等。在对35 000名以上职员所做的一项调查显示，90%以上的职员喜欢在工作时播放音乐；同数的职员相信音乐能使工作更加愉快；并且几乎85%的职员称播放音乐时，工作就不会感到单调。��
音乐需加适当的控制，即为实现特别目的，音乐应预先安排。凡令人分散注意力与引起人们注意力的音乐，如沉闷的管乐与独奏曲应予排除。音乐之选播应配合特别的办公室工作，视职员的性情需要。早晨宜选用轻松愉快的音乐，最大激励的音乐可于中午前及下午播放。办公室的音乐以选播轻快的古典音乐与节奏轻快的音乐为主。
2) 办公室布置的原则
采用一大间办公室，对于光线、通风、监督、沟通，比采用同样大小的若干办公室为优。使用同样大小的桌子可增进美观，并促进职员的相互平等感。使同一地区的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。采用直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成角度的排列。工作流程应成直线，避免倒退、交叉与不必要的文书移动。相关的部门应置于相邻的地点，并使性质相同的工作便于联系。将通常有许多外宾来访的部门置于入口处，若不可能时，亦应规定来客须知，使来客不干扰其他部门。将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散心力及造成拥挤之处。应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。主管座位应位于部属座位后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。使全体职员的座位面对同一方向，不可面对面。自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。避免在总办公室相邻之处设私人办公室，因其切断总办公室的自然光线。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。可采用平滑或不透明玻璃的屏风，可提供良好的光线及通风。装设充分的电源插座，供办公室设备与机械之用。将需要使用嘈杂设备与机械的单位设于防声之处，以避免干扰其他部门。常用的设备与档案应置于使用者附近，切勿将所有的档案置于死墙之处。档案柜应背对背放置，考虑将档案柜放置于墙角的可能性。可能时，应设休息处作为工余休息、自由交谈及用午餐之所，供应便利充分的休息设备。对未来的变化应加以预测，使布置易适应变化。
3) 办公室布置的程序
对各部门的业务、工作内容与性质加以考察与分析，以明确各部门及各员工间的关系，以此作为决定其位置时的依据与参考。��
列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需的空间设定其空间大小。通常办公室的大小因各人工作性质而异，但一般而言，每人的办公室间大者可3～10m2，普通者1.5～8m2即可。
根据工作需要决定所需的家具、桌椅等，列表分别详细记载。
依据这些步骤所得结果加以研究与计划，绘制办公室座位布置图，然后依图布置。
3．具体布置及效果
新增部门销售部的职能特点决定了他们的工作要与客户打交道，应进出便利，接待客户区域应位于靠近办公楼大门或办公室门口的位置，便于接待。因此，根据公司总体场地条件，将3层办公楼中第一层原作为库房的两间房间划归销售部使用，库房物品挪至他处。这两间库房南北相向，一间朝北约12m2(4m×3m)，一间朝南约40m2(4m×10m)。朝北的那间较小的房间作为经理办公室，南面的大房间作为销售人员办公室，并辟出一半空间作为会议室。
办公室内的布局应按工作流程和职位进行安排，讲究合理有序、错落有致、功能清楚、互不干扰。销售经理应有专门的办公室，以便其可以集中精力处理重要问题。秘书的位置则在上司销售经理办公室门外一侧，起守护挡驾作用。在空间处理上，秘书和上司的办公室相连，其作用是既保证上司工作的相对私密性，又便于秘书接受上司的工作安排等。
销售人员在一间大办公室中，办公区域采用直线式条块布局，便于控制和监督。有条件时，应单独辟出会议室；这间办公室面积较大，故将其分成两间，里间为会议室，可以避免干扰。公用设备(如饮水机等)应摆放在交通便捷的公共区域；办公设备的位置要注意与工作位置的距离，以节省工作时间，方便人员使用；通道区域不能放置任何有碍行走的物品，办公桌椅和柜架的排列方式应尽量减小所占据的空间，扩大可利用的空间。特别要注意视觉感觉开阔，空间大了，办公心情也会好，而且做事也容易施展得开，整体布局要美观。
地标信息咨询有限公司新近增设销售部，该部设有销售经理1人，秘书1人，销售人员6人，需要办公场所。公司总经理办公室秘书李来福负责此事，他考虑到销售要与客户打交道，应进出便利，因此，根据公司总体场地条件，将3层办公楼中第一层原作为库房的两间房间划归销售部使用，库房物品挪至他处。这两间库房南北相向，一间朝北约12m2(4m×3m)，一间朝南约40m2(4m×10m)。他把朝北的那间较小的房间作为经理办公室，南面的大房间作为销售人员办公室，并辟出一半空间作为会议室。李秘书的设计方案房间安排合理、方便实用、功能齐全，并分别添置了必要的办公设备。办公室主任和销售部经理都很满意。
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