1．签发的原则

在具体操作中，公文的签发有五条原则：

⑴按职权划分的原则

由于领导人工作上有分工，因而只有对自己职权范围内的有关文件才有签发权。

⑵集体负责的原则

对于某些有关全局的长期性、关键性文件，必须由领导班子集体讨论通过，共同负责，最后由主要领导人签发。

⑶授权代签原则

当文件法定签发人因公外出或因其他原因不能视事，可以授权或委托其他领导人代为签发，事后再送法定签发人阅知。

⑷加签原则

凡欲以业务主管部门名义发出的文件，原则上应由业务部门负责人签发。但当文件内容涉及方针政策等重大问题时，应送主管领导审阅后加签。

⑸会签的原则

当文稿内容涉及到两个以上业务部门的职权范围时，必须经相关部门的负责人共同协商，并在发文搞纸的“会签”栏内签署具体的核准意见。如果联合发文，主办单位负责人除了在“会签”栏内签署核准意见及姓名与日期外，还应负责在“签发”栏中签署核准意见及姓名与日期。

2．签发的程序

先审后签，是各级领导在签发文件时必须坚持的操作程序。签发人对自己核准的文件从政治内容到文字都要负完全责任，如果未经过目就签字同意，那是很危险的，也就失去了“签发”的实际意义。领导人在签发前审阅的重点是：

看是否需要行文，该以谁的名义行文。

看是否符合国家的法律、法律和方针、政策及有关规定。

看是否需与有关部门、地区协商、会签，是否经主办部门负责人先行审核，是否经秘书部门审核、登记。

3．签发的格式

签发的格式包括核准意见、签发人姓名、签发日期三项，缺一不可。那种只签核准意见不签名，或只签名不写核准意见，甚至以画圈代签发，都是不允许的。

核准意见要具体。签发人姓名要写全。签发日期不缺项。签发日期应到年、月、日。有的领导人却习惯于写月、日而不写年份，时间一长，就会影响对文件生效日期的认定和查考。