（九）文件的传达

文件的传达，是指根据文件内容和规定传达范围，利用会议向有关人员口头传达。在传达文件时，要注意以下三点：

1．要严格按照文件的规定和要求传达到指定的部门和人员，不可随意扩大传达范围。要按照规定原原本本传达，不能随意各取所需和擅自截留。

2．需要同广大人民群众见面的文件，一般可采取党内、党外一揽子传达的办法，一竿子插到底，直接传达到群众。

3．需要向广大党员和群众传达的重要文件，各级领导干部都应亲自宣讲或辅导，使党的方针、政策为广大群众所了解、理解并变为自觉行动。

（十）文件的日常管理办法

1．跟踪管理

公文在运转使用中，为利于查找和保密，要准确掌握其流向。主要措施就是搞好登记，跟踪运转。

2．定位管理

所谓定位管理。就是按文件的种类分装盒、夹放在固定的位置，便于查阅。

3．卡片管理

为了便于查找、文件可采取编制“文件卡片”形式管理。是当前手工检索工具中较为广泛运用的一种。

4．制度管理

要建立文件借阅、转递、归档制度，以便发现丢失、损坏等问题时，进行核对和查找。

（十一）文件管理原则

文件的管理，是指对所有文件、材料的存放、清退、销毁等项工作。管理好文件是秘书人员的重要职责。一个单位、一个部门文件管理得好坏，直接关系到这个单位和部门文件处理工作的效率，也关系到党和国家秘密的安全。因此，我们担负文件处理任务的同志，一定要认清文件管理工作的重要性，了解和掌握文件管理的规律和方法，管理文件即要认真细致、一丝不苟，又要方便工作、有利保密。

1．统一渠道，集中管理

“统一渠道，集中管理”是对文件管理工作的最基本要求。一个单位、一个部门，接收的文件来自各方面，下发的文件又往往由各所属部门起草、承办，这样就自然形成文件运行的多种渠道。如管理分散，久而久之，就会造成混乱，经办人员不清，处理效率缓慢，有时还会造成公文旅行，影响工作。“统一渠道，集中管理”就是要将文件处理工作统一由办公室秘书人员集中办理。

2．科学管理，方便使用

文件管理是门科学，管理得好，有条不紊，一目了然；管理得不好，乱七八糟，一塌糊涂，既不便查找使用，又容易造成文件散失。管理文件的方法很多，各级秘书部门目前也多采用的是分门别类进行管理，效果很好。

3．建章建制，严格保密

文件是党政机关传达方针政策的重要工具，特别是高级领导机关制发的文件，涉及国家政治、经济、军事等各方面的重要秘密。因此，保守秘密，就成为文件管理的一项重要内容。当前，国外的敌特分子无时不在千方百计地猎取我国的文件，从中窃取情报。这一点，秘书人员要有清醒的认识。要提高警惕，建立健全各项规章制度，做到存放、清退、销毁等各个环节都有章可循，手续清楚，责任明确，严防文件丢失和泄密。

（十二）文件保管

文件的存放是指对各类文件的放置和保管。存放文件要做到保管妥善，查找方便。

根据存放需要，应购置坚固、适用的文件存放设备。存放地点最好单设一室，门窗要牢固，要有“三防”措施。